Efikasnije postavljanje i definisanje ciljeva vašeg projekta
Projektna dokumentacija vas vodi ka postavljanju i definisanju jasnih ciljeva, istovremeno osiguravajući da svi uključeni (menadžer projekta i zainteresovane strane) imaju ista očekivanja od projekta. Ovaj proces zahteva od vas da dovedete u pitanje validnost svakog dokumenta koji se kreira.
Kvalitetno vođenje projektne dokumentacije od samog početka znači da ćete imati jasnoću o osnovnim ciljevima i ciljevima projekta. To zauzvrat znači da je, svakim korakom koji preduzmete, vaš tim siguran da aktivno radi na postizanju dogovorenih ciljeva projekta.
Podržava fazu planiranja projekta
Svaki dokument ima jasnu funkciju i ulogu u projektnoj dokumentaciji. Menadžeri projekata ih koriste za kreiranje veoma detaljnih struktura za razvrstavanje posla koje im, zauzvrat, omogućavaju da naprave realne i ostvarive rasporede.
Svaki dokument koji menadžer projekta kreira podržava proces planiranja, čime se ubrzava i optimizuje izvođenje projekta u celini.
Standardizacija sopstvenih procesa
Definisanjem svakog koraka u okviru poslovnog procesa – bilo da se radi o kretanju potrošača kroz prodajni tok ili uvođenju novog zaposlenog – možete osigurati da će kvalitet i procesi kroz koje svaka osoba prolazi, bez obzira koliko brzo raste vaš tim, biti dosledni.
Standardizacija je ključna za svaki tim, ali vredi napomenuti dve glavne prednosti:
Usklađuje vaš tim. Standardizovani procesi omogućavaju da vaš tim bude sinhronizovan. Čak i ako postoji mešavina odeljenja koja rade na jednom projektu, svi prate isti proces.
Poboljšava efikasnost. Sa standardizovanim procesima, vaš tok posla je efikasniji. Zašto? Zato što nema potrebe da brinete o sledećim koracima. Svi znaju šta treba da urade, kada to treba da urade i kako da unaprede projekat.
Version Control
Jedna od sjajnih stvari u upravljanju projektnim dokumentima je kontrola verzija. Ako niste upoznati sa terminom, kontrola verzija vam omogućava da pratite i pregledate prethodne verzije istog dokumenta. On stvara revizorski trag tako da možete videti koje su promene napravljene i ko ih je napravio.
Ovo olakšava vođama timova i menadžerima da pregledaju dokumente i uoče greške. Promene postaju očiglednije sa kontrolom verzija, omogućavajući čitaocu da skenira dokument i fokusira se samo na delove koji su promenjeni.
Kao rezultat toga, kvalitet projektne dokumentacije ostaje visok.
Softveri koje vam mi preporučujemo za version control su Git, CVS i SVN.