Sledeća prepreka u održavanju zdravog menadžerskog života jeste inboks – zla koverta u koju stiže previše poruka. Složićemo se da ikonica sa 999+ nepročitanih mejlova svakako ne znači ništa dobro i da je potrebno i ovde napraviti veliko spremanje. Metod koji mi praktikujemo i preporučujemo je Zero inbox, a evo i kako on funkcioniše:

U prvoj fazi je potrebno da uradite sledeće:

  1. Otkažete sve marketing mejlove i newsletter-e koji vas realno ne interesuju i nikada ih niste ni otvorili.
  2. Odvojite vreme u svom danu koje ćete eksplicitno posvetiti čišćenju inboksa. To može biti 15 minuta dok pijete svoju jutarnju kaficu ili 15 minuta na kraju radnog dana. Napravite od toga ceremoniju, tri minuta zena bez brojki na kovertici.
  3. Promenite obaveštenja koja mejling servis može da vam šalje. Svi smo imali situaciju u kojoj nam obaveštenje za mejl stiže u toku sastanka i onda deo pažnje izdvajamo na pamćenje te informacije da bi se na kraju ispostavilo da je u pitanju nova akcija u lokalnoj sportskoj radnji koja apsolutno nije bila vredna te energije. Kako biste izbegli bespotrebno rasipanje pažnje, savet je da odobrite push notifikacije samo od bitnih izvora i tako rešite sebe razočarenja.

Metoda 4D

Sledeći korak je metoda 4D koja podrazumeva analizu svakog mejla koji je preživeo prethodni korak. Ona zahteva sledeće akcije:

  • Delete – Zapitajte se da li je mejl koji posmatrate bitan? Da li je potrebno da nešto uradite povodom njega? Da li sadrži bilo koju informaciju koja može biti relevantna u budućnosti? Ako je odgovor NE, budite slobodni da ga izbrišete. To nije vaš prijatelj.
  • Delegate – Da li je ovaj mejl namenjen vama? Da li postoji osoba može da da relevantniji odgovor na njega? Ako je odgovor DA, prosledite ga na neko srećnije mesto i završite svoje bavljenje njim.
  • Do – Da li ste vi prava osoba za ovaj zadatak? Da li on zahteva neku posebnu aktivnost? Da li ste vi osoba koja najbolje može da odgovori na njega? Ako je odgovor DA, odgovorite odmah i obrišite ga kako biste oslobodili prostor.
  • Defer – Da li vam je potrebno više vremena da odgovorite na ovaj mejl? (Stvarno nije bitno da li je u pitanju duži odgovor, slanje fajla ili je potrebno odgovoriti drugom prilikom) Ako je odgovor DA, onda ga sortirajte u odvojen folder i obeležite ga kao nešto čemu bi trebalo da se posvetite u nekom trenutku u budućnosti.

Definisanje kategorija

Kada ste analizirali svoje mejlove na ovaj način, potrebno je da ipak napravite kategorije kako biste u budućnosti znali da sortirate mejlove koji vam pristižu. Možete ih kreirati prema vremenskom okviru (dnevni, nedeljni, mesečni) ili spram akcije koju zahtevaju (follow up, na čekanju, pročitati). Pronađite smer koji vama najviše odgovara.

Ovde metoda nije najvažnija već je bitan sam ishod. Bitno je da poboljšate svoje veštine upravljanja vremenom i prekinete ciklus email prokrastinacije.
Organizacija svojih taskova i alata je prvi korak ka boljoj produktivnosti. Sledeći je sređivanje svojih misli odnosno svog mentalnog fokusa kako biste uspeli da izvučete najviše od sebe.